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Synchronisation avec d'autres agendas

Nous vous prions de noter que les fonctionnalités décrites sur cette page ne sont disponibles qu'aux utilisateurs abonnés. Vous pouvez cependant les tester pendant une semaine en cliquant sur le bouton "Essayer gratuitement" qui se trouve sur l'onglet "Synchronisation".

Il est possible de connecter vos agendas SuperSaaS à d'autres agendas numériques de plusieurs façons. Vous pouvez soit laisser la gestion de vos disponibilités à Google Agenda, soit publier les informations relatives à vos rendez-vous à partir de vos agendas et les envoyer vers un calendrier numérique sur votre ordinateur ou votre téléphone comme Outlook.

Laisser vos disponibilités SuperSaaS dépendre d'un agenda Google

Afficher vos réservations SuperSaaS dans un autre agenda

Laisser vos disponibilités SuperSaaS dépendre de votre agenda personnel

SuperSaaS est capable de se connecter directement à Google Agenda et d'utiliser les plages libre/réservé qui s'y trouvent pour déterminer vos disponibilités dans SuperSaaS. Si vous souhaitez utiliser les informations libre/réservé qui se trouvent dans un programme comme Outlook, vous devrez d'abord synchroniser Outlook avec Google Agenda.

Google Agenda

Lorsque vous reliez un compte Google Agenda à un agenda SuperSaaS, les RDV qui se trouvent dans votre agenda Google s'afficheront sous la forme de plages indisponibles dans votre agenda SuperSaaS. Ainsi, vos clients ne peuvent faire de réservations que lorsque votre agenda privé et vos horaires d'ouverture le permettent. Seules les mentions libre/réservé seront synchronisées, vos clients ne verront donc pas les détails de vos rendez-vous privés présents sur votre agenda Google.

Choisir cette méthode de synchronisation peut aussi s'avérer pratique lorsque vous souhaitez mettre en place des horaires d'ouverture plus complexes. Vous pourrez créer un schéma complexe de rendez-vous réguliers dans Google Agenda qui n'empiète pas sur vos horaires d'ouverture.

Voici les étapes à suivre pour configurer une synchronisation :

Dans votre agenda Google, cliquez sur les nom de l'agenda que vous souhaitez synchroniser, puis cliquez sur la flèche déroulante qui apparaît.
Choisissez Partager cet agenda
Sélectionnez Rendre cet agenda public et Afficher uniquement les infos de disponibilité (masquer les détails)
Cliquez sur Détails de l'agenda et copiez l'identifiant (ID) de l'agenda qui se trouve dans Adresse URL de l'agenda, comme décrit ci-dessous. Si vous n'avez qu'un seul agenda Google, l'ID sera probablement identique à votre adresse email.
À partir de votre tableau de bord SuperSaaS, naviguez vers Superviser > Synchroniser. Entrez-y l'identifiant de l'agenda. Si vous souhaitez pouvoir prendre des rendez-vous aux horaires indiqués comme indisponibles sur votre agenda Google, cochez l'option Permettre aux super-utilisateurs et à l'administrateur d'ignorer… Lorsque vous cliquerez sur Valider en bas de page, le programme vérifiera s'il peut établir la connexion, ce dont vous serez informé par un message affiché en haut de l'écran.

Une fois configuré, SuperSaaS vérifiera régulièrement votre Agenda Google pour maintenir à jour. La fréquence de la vérification des disponibilités contenues dans votre agenda Google dépend des consultations et de la mise à jour de votre agenda SuperSaaS. À chaque fois que quelqu'un consulte votre agenda, le système examine si sa copie des informations de votre agenda Google date de plus de 15 minutes, auquel cas il lancera la mise à jour. Ce processus de mise à jour peut durer plusieurs secondes et vous devrez peut-être rafraîchir deux fois la page pour que les nouvelles informations s'affichent. Comme la majorité des utilisateurs utilisent toujours plus d'une page avant d'effectuer leur réservation, cela ne devrait pas leur causer de problèmes. Les informations récupérées lors des mises à jour concernent tous vos rendez-vous pour les 6 mois à venir. Il peut donc être judicieux de ne pas permettre à vos utilisateurs de faire des réservations au-delà de cette période.

Si vous souhaitez ajouter un rendez-vous dans votre agenda Google tout en évitant que le créneau en question deviennent indisponible dans SuperSaaS, dans Google Agenda, cliquez sur Modifier les détails de l'événement et choisissez l'option Apparaître comme : disponible.

Aide et dépannage

Vérifiez que votre fuseau horaire soit réglé correctement, aussi bien dans Google Agenda que dans SuperSaaS. Les fuseaux horaires ne doivent pas nécessairement être les mêmes dans les deux agendas, mais les horaires seront transposés s'ils diffèrent. Soyez donc sûr que cette conversion ne vous causera pas de problèmes.

Gestion de vos disponibilités dans Outlook et dans SuperSaaS

Pour que les disponibilités de votre agenda SuperSaaS puissent dépendre de votre agenda Outlook, vous aurez d'abord besoin d'un logiciel tiers de synchronisation qui puisse synchroniser ces deux agendas. Google Agenda est gratuit et simple d'utilisation. Vous n'êtes pas obligé de l'utiliser pour gérer votre agenda, vous pouvez aussi l'utiliser tout simplement pour connecter Outlook à SuperSaaS.

Plusieurs logiciels de synchronisation sont disponibles :

CompanionLink
OggSync
gSyncit (gratuit pour un seul agenda)
Sync2
Sync Mac (gratuit, pour les utilisateurs de Mac)

Il suffit de synchroniser vos agendas Outlook et Google : vous n'avez pas besoin de synchroniser vos contacts ou vos événements. Les paramètres avancés vous permettent de régler la fréquence des synchronisations, qui peut s'effectuer toutes les 5 minutes ou plus souvent encore.

Après avoir configuré la synchronisation de vos agendas Outlook et Google, réglez la synchronisation de SuperSaaS et de Google en suivant les étapes décrites ci-dessus. Une fois que le logiciel de synchronisation aura achevé la première synchronisation, les plages horaires indisponibles de votre agenda Outlook s'afficheront comme telles dans votre agenda SuperSaaS.

Afficher un emploi du temps SuperSaaS dans un autre agenda numérique

Vous pouvez afficher votre emploi du temps dans tous les agendas numériques qui peuvent s'abonner à un flux iCal, comme Outlook de Microsoft, iCalendar d'Apple ou Google Agenda. La liaison créée par le standard iCal ne fonctionne que dans un seul sens. Si vous modifiez quelque chose dans votre agenda SuperSaaS, cela se répercutera dans votre agenda Outlook par exemple, une fois ce dernier synchronisé. Mais vous ne pouvez pas modifier vos rendez-vous dans Outlook. Vous pouvez aussi utiliser un lien webcal pour que vos rendez-vous s'affichent sur l'agenda de votre téléphone portable. Nous vous recommandons cependant d'utiliser la version mobile de notre site web (m.supersaas.com), puisque vous pouvez aussi y modifier vos rendez-vous.

Pour configurer un abonnement, il vous faut tout d'abord trouver le lien "webcal" de votre agenda. Allez à Superviser > Synchroniser. Vous trouverez ici l'adresse webcal que vous devez ajouter à votre agenda privé. Si vous utilisez Google Agenda, vous devrez vous rendre à l'écran principal de l'agenda et cliquer sur la flèche déroulante qui se trouve à côté de Autres agendas. Sélectionnez maintenant Ajouter par URL et entrez le lien webcal.

Notez que la vitesse à laquelle Google mettra les informations à jour ne dépend pas de nous et que cela pourra prendre plusieurs heures. Les mises à jour de Microsoft Outlook ne devraient pas prendre plus d'une quinzaine de minutes lorsque les paramètres par défaut sont utilisés.

Dans un agenda abonné, les données ne se trouvent pas au même endroit que les autres rendez-vous de l'agenda; dans Google Agenda, elle se trouvent dans la section Autres agendas. Comme elles ne sont pas mélangées, vous pouvez facilement les supprimer sans que cela n'affecte vos autres rendez-vous.

Si vous souhaitez fusionner les rendez-vous qui se trouvent dans votre agenda SuperSaaS et ceux de vos autres agendas numériques, vous pouvez les télécharger via Superviser > Télécharger, et les envoyer ensuite aux agendas numériques en question. Dans ce cas, les rendez-vous ne pourront plus être automatiquement mis à jour. Une solution intermédiaire consiste à configurer SuperSaaS de manière à ce qu'il vous envoie des emails de confirmation contenant un iCal à chaque fois qu'un rendez-vous est fixé. Un seul clic vous suffira alors pour ajouter des rendez-vous à votre agenda. Pour configurer ce mail iCal, ajoutez magic word $ical à vos emails de confirmation.

La fréquence à laquelle vos données sont mises à jour dépend de l'agenda numérique que vous utilisez, pas de SuperSaaS. Comme iCal effectue un transfert de toutes les données de votre calendrier à chaque mise à jour, ce n'est pas le protocole le plus efficace. Pour cette raison, la plupart des agendas numériques sont réglés de manière à ne pas se mettre à jour trop souvent. De plus, le protocole iCal ne permet de transférer qu'un nombre limité de catégories d'informations. Cela signifie qu'aucune des champs personnalisés que vous avez créées dans SuperSaaS ne seront transférées.

Si vous êtes programmeur, vous pouvez passer outre ces limitations en utilisant l'API de SuperSaaS. Cette méthode est plus efficace et transmet toutes les catégories d'information, mais elle requiert d'avoir des connaissances en informatique suffisantes pour créer une interface.

L'accès à l'interface iCal ne comporte pas de mesures de sécurité. Si vous craignez que l'on puisse trouver votre lien webcal et l'utiliser sans votre accord, vous pouvez le bloquer. Sur l'onglet Configuration > Accès, vers le bas de l'écran, vous pouvez sélectionner Bloquer l'accès aux programmes tels que Outlook et Agenda Google Après avoir sélectionné cette option, la synchronisation par iCal sera désactivée.